Tipy pro manažery: jak zařídit, aby tým v nenadálé situaci neztrácel motivaci a produktivitu
Jakákoli výjimečná situace přináší pro všechny manažery výzvu udržet pracovní nasazení týmu a zapojení jeho členů. Přinášíme vám poznatky z praxe na toto téma od nejrůznějších lídrů.
Pandemie nemoci COVID-19 je náročnou zkouškou pro manažery v každém oboru bez ohledu na to, zda jejich týmy pracují z domova, nebo v terénu poskytují základní služby. Všichni si klademe otázku, jak v této době udržet nasazení týmu a tím pádem i jeho práci v chodu.
Zeptali jsme se na radu nejrůznějších lídrů a nejlepší odpovědi vám zde přinášíme.
1. Zaveďte pravidelný „informační servis“, aby měli podřízení přehled o aktuálním vývoji situace.
„Naši zaměstnanci chodí do práce každý jindy. Abychom přesto mohli fungovat jako jeden tým, hodně se nám osvědčilo dělat každý den ranní a večerní porady, kde jsme ostatním sdělovali přesné informace pro nadcházející směnu. Všichni tak měli stejnou představu, co se týče programu, očekávání a provozu. Na poradách rekapitulujeme události předchozí směny, podáváme nové informace a (co je nejdůležitější) provádíme aktivity na utužení kolektivu. Kolegové přicházejí s kreativními nápady, jak upravit socializační prvky tak, aby splňovaly hygienické zásady pro doporučené odstupy.
Jsme velká rekreační organizace, provozujeme troje jesle pro klíčové zaměstnance, kteří si nemohou jinak zajistit péči o děti. Dokážete si představit ten zmatek, když jsme se snažili dát dohromady kempy se zaměstnanci z různých úrovní v odlišných lokalitách a v různých časech. Máme otevřeno od 6 do 20 hodin, takže bylo zapotřebí hodně dolaďování. V období nejistoty nám tyto pevně dané porady opravdu pomohly spojit tým – díky komunikaci a společné zábavě.“
2. Buďte k dispozici – prostřednictvím pravidelných setkání ve dvou a konzultačních hodin.
„Před pandemií jsem šéfovala několika zaměstnancům, kteří pracovali na dálku, teď je to ale celý tým. Mám už s tím nějaké zkušenosti, tak jsem standardizovala to, co se v minulosti osvědčilo. Při každém setkání mám zapnutou kameru – ať se jedná o setkání ve dvou nebo týmové porady. Zvyšuje to míru spolupráce a ostatní vidí, že mají mou pozornost. Dvakrát až třikrát do týdne nabízím otevřené konzultační hodiny. Jelikož zaměstnanci teď za mnou nemohou jen tak zajít do kanceláře, nabízím minimálně devadesátiminutové videokonference, ke kterým se může kdokoli připojit a probrat s námi, co potřebuje.
Několika kolegům, kteří žijí sami, práce v izolaci moc nesvědčí. Někteří si vzájemně volají, zapnou video a nechají ho při práci běžet i několik hodin. Velkou část stráví v tichosti, ale vědí, že je tam ještě někdo další, na koho se mohou obrátit, když chtějí jen tak něco prohodit s ‚kolegou odvedle‘.
Jednou týdně také vedu nepovinný kurz odolnosti. Nemám na to formální vzdělání, ale chci lidem pomoci zvládnout výzvy. Hodně mých podřízených uvádí, že se soustředěním na přítomný okamžik a vlastní dech neuvěřitelně osvěží. Tyto týdenní seance jim pomáhají efektivněji zvládnout objem práce a stres spojený se změnou. Také při něm zjistí, že je v pořádku být zranitelný.“
3. Lidé pracující z domova si musí umět nastavit hranice – a dopřát si volno, když to potřebují.
„Dříve jsme si vymezovali prostor pro práci a osobní život, teď už to ale pro mnohé z nás, kteří musí najednou pracovat z domova, neplatí. Snadno se vám může stát, že pracujete více hodin než normálně, protože odpadla spousta závazků jako sportovní zápasy dětí, vaše volnočasové aktivity, návštěvy fitness centra atd.
Pokud se musíte starat o děti a u toho pracovat, dejte ostatním kolegům jasné informace o své dostupnosti. Moje šéfová je například každý den od 12 do 14 hodin nedostupná, protože pomáhá dětem s učením. Pokud tento čas potřebuje posunout, napíše nám to e-mailem. Se svým nadřízeným a týmem si dohodněte, kdy budete k dispozici a jak vás v naléhavých případech mohou kontaktovat mimo vyhrazený čas.
Nejlepší způsob, jak si v této době udržet nasazení, je přitom zcela prostý: vezměte si den volna. I když nemůžete zajít na žádné úžasné místo, den volna vám pomůže nastolit rovnováhu a mozek se má na co těšit. Můžete ten den strávit hledáním nových tipů na seriálové maratony, uklízením, čtením nebo telefonáty s přáteli. Nejde tolik o to, co budete dělat, ale co dělat nebudete. Připomínáte sami sobě, že jste jen člověk a potřebujete si odpočinout od soustavného pracovního zápřahu. Můj přístup a motivace šly ke dnu, tak jsem si se šéfem domluvila zástup, vzala si v pátek volno a v pondělí jsem byla zpátky v plné síle.“
4. Najděte si čas na upevňování osobních vztahů v týmu.
„Vedu tým, který spravuje hypotéky, a momentálně zažíváme historický objem. Pracujeme z domova a je to náročné. Tak jsem začala uprostřed týdne pořádat virtuální ‚party‘, abychom se mohli jako tým potkat, popovídat si o nepracovních věcech a rozdělit tím nekonečný týden. Často se vídáme na poradách, ale chybělo nám nezávazné povídání o dětech, zálibách, životě a tak. Je to velmi neformální – jako když si spolu sedneme na pivo po práci. Jedinou nevýhodou je, že může vždy mluvit jen jeden.“
5. Buďte připraveni pružně reagovat na všemožné individuální projevy a potřeby.
„Mám na starosti šest škol, které musely přetransformovat vše, co dělají v běžném provozu, do virtuálního prostředí. Někteří manažeři se učí od základu měnit svá očekávání, když se bavíme o tom, jak jednotlivci z jejich týmů zvládají nové prostředí práce z domova. Někdo například umí efektivně komunikovat na dálku, zatímco jiní vyhovující způsob stále nenašli. Někdo dokáže s rychlými změnami udržet krok, někdo ale potřebuje čas na zpracování, který není vždy k dispozici. Někteří vítají zvýšenou frekvenci porad, jiné už to unavuje. Kromě nového prostředí se lidé mohou potýkat i s dalšími výzvami: celý den doma s dětmi, technologické překážky nebo strach z nemoci COVID-19.
Mnozí mí manažeři používají nástroje pro rozdělování práce, kde je uvedeno datum přidělení úkolu, termín a prostor pro rychlou komunikaci. Je to pomůcka pro podřízené, kteří sami od sebe moc nekomunikují. Když pak někdy zjistím, že je někdo z neustálých porad otrávený, pečlivě zvažuji, na jakou poradu danou osobu pozvu a zda se jí musí zúčastnit po celou dobu. Nejdůležitější je trpělivost. Když se podřízeným nedaří, je to frustrující, ale naším úkolem je podpořit je. Teď musíme být více než kdy jindy laskaví a flexibilní vůči jejich potřebám.“
6. Směřujte tým k jeho hlavnímu poslání.
„Chci mít jistotu, že má tým naše poslání a smysl společné práce stále před očima. Jak se tam dostaneme, se možná změnilo, ale proč (smysl naší práce) zůstává stejné. Já tento vyšší smysl vnímám jako konstantní rytmus, který udává tón každé komunikaci – na poradách, v e-mailech atd. Jako ambasadorka poslání naší organizace mohu týmu neustále připomínat, jaký je náš směr: přinášíme zákazníkům světlé okamžiky v těžké době. Tento důraz na základní směr pomáhá nejen lidi motivovat, ale také v nich rozvíjí pocit významnosti a pohody.“
„Vedu skupinu sester a rehabilitačních pracovníků. Jelikož teď nemohou pracovat v terénu, musí hledat způsoby, jak zajistit po telefonu lékařskou péči lidem se zraněním, a přitom se adaptovat na změny ve zdravotnictví v důsledku pandemie nového koronaviru. Zdůrazňuji, jak důležitý je každý v týmu pro ostatní kolegy a všechny spolupracovníky. Každý může něco udělat a dělá. Dávám jim najevo, že jejich pochybnosti jsou validní a nejsou v tom sami. Také jim doporučuji promluvit si s kolegy, protože jsme všichni na stejné lodi a zažíváme podobné obavy. V tomto náročném období se vždy najde příležitost někomu pomoci, ať je to zraněný pacient, kolega nebo přítel.“
7. Podporujte své podřízené, aby si uvědomovali svůj význam pro tým a organizaci.
„Mám to štěstí, že mám motivovaný tým automobilových techniků, který za posledních pár let zažil už několik velkých událostí, například lokální přírodní požáry, útok hackerů a COVID-19, což mělo za následek propouštění v celé společnosti a masivní úbytek práce. Rodiny téměř všech mých kolegů nemohou momentálně pracovat, o to více každý vnímá smysl pro vyšší cíl a spolupráci. Po většinu času vykazuje tým neuvěřitelnou odolnost, ale tu a tam se někdo nechá strhnout událostmi ve světě nebo osobními problémy.
Moje nejlepší rada zní zaměřit se na tým a na to, co potřebuje, aby zvládl další den, týden či měsíc. Pravidelně se svých lidí ptám, jak se jim daří, co bylo o víkendu, na rodinu, co je pro ně právě teď důležité a čemu je potřeba věnovat pozornost. Jeden kolega se nedávno stal dědečkem. Jiný si zas nainstaloval do auta turbomotor. Vždy ráno si s každým popovídám (nebo jsem k dispozici) a pak ještě několikrát během dne, když někdo potřebuje moji podporu.
Žádná práce není nedůležitá a každý v týmu potřebuje vědět, že je podstatný pro celek. Věřím, že se vztahy prohlubují, když se bavíme i o osobních věcech, a v každém z nás se tak odhaluje nevyužitý potenciál postavit se výzvám, které se na nás hrnou – podobně jako funguje kevlar v ochranné výstroji. Každé vlákno tohoto materiálu je silné, ale mnohem silnější je látka utkaná z těchto vláken.“
8. Pokud podřízení nejsou plně vytížení, zadejte jim práci, která je pro organizaci nejdůležitější.
„Celostátní krizové nařízení prezidenta zavazuje k okamžité reakci celou vládu – tedy i naši kancelář. Nejprve jsem podřízené nechal, aby si sami řídili pracovní úkoly, ale zjistil jsem, že v novém virtuálním prostředí jednoduše není dostatek práce, aby všechny plně vytížila. Určil jsem tedy priority našeho oddělení a jednotlivé úkoly delegoval na členy týmu, kteří nebyli plně zaměstnaní. Nabídl jsem jim příležitost spolupracovat v nově vytvořené pracovním skupině, jež se věnovala novým úkolům. Lidé velmi rychle novou práci přijali za svou, a nejenže se naplno angažovali, ale mluvili o ní s ostatními kolegy a vedením, které kvitovalo jejich nasazení a jeho význam pro kancelář.“
9. Soustřeďte se na příští kroky svého týmu a část odpovědnosti delegujte.
„Naše organizace ustanovila několik pracovních skupin, které se měly ujmout naplánovaných úkolů. Manažeři fungují včetně mě jako doprovod pracovních skupin, každá z nich má však určeného vedoucího, který není manažerem. To pomohlo udržet projekty v chodu a motivovat lidi, protože spolupracují s ostatními a mají pocit odpovědnosti.
Naučila jsem se přitom jednu věc: při práci na dálku dochází častěji k omylům. Pohybujeme se desetkrát rychleji než normálně a ne vždy máme všechny informace potřebné k tomu, abychom se mohli správně rozhodnout. To je v pořádku. Když dojde k chybě nebo se objeví nové informace, snažím se společně zaměřit na to, co bude další krok, než abychom se neustále šťourali v tom, co se stalo a kdo to udělal. Vezmeme si z toho ponaučení a zkušenosti využíváme při budoucích rozhodnutích. Pravidelně aktualizujeme procesy. Když se toho tolik tak rychle mění, tak to nejlepší, co můžeme udělat, je postupovat vpřed společně.“
10. Sledujte úspěchy svého týmu a často je oceňujte.
„Používáme kalendář nejen k plánování porad, ale také s jeho pomocí sledujeme, jak trávíme čas a čeho se nám podařilo dosáhnout. Dny a týdny někdy splývají a tyto malé úspěchy pak mohou zapadnout. Když je zaznamenáváme, lidé lépe vnímají svou produktivitu. Vedení navíc vidí, co lidé dělají, a nemusí mít obavy o to, zda doma pracují.
Úspěchy v týmu oceňujeme v rámci celofiremního programu excelence, kdy můžete komukoli ve společnosti poslat dobrozdání. Informován je o tom i nadřízený dané osoby a ocenění s sebou nese i body, které lze vyměnit za dárkové poukazy.“
Vést vzdálené či hybridní týmy v současné době vyžaduje posílit některé kompetence – například zvládání stresu, time-management, komunikaci i jisté manažerské dovednosti.
Další podobné články:
Mám obavu, že zaměstnanci pracující na dálku ve skutečnosti nic nedělají
Osm tipů pro efektivnější vedení lidí pracujících na dálku
