Proč samotný time management dlouhodobě nepomáhá vaší produktivitě?
Méně může znamenat více. To platí i pro množství věcí, kterým se věnujete. Jak to uplatnit v praxi? Ujasněte si, co je opravdu důležité.
Nechte mě hádat, jak vypadá vaše práce. Valí se na vás hodně informací a požadavků? Děláte každý den spoustu rozhodnutí? Odkládáte důležité věci kvůli méně důležitým, ale naléhavým? Nedaří se vám oddělovat práci od osobního života? Schází vám energie na věci, které byste rádi zvládli?
Je to paradoxní: Používáme stále vyspělejší technologie, informace máme doslova na dosah ruky, komunikujeme s ostatními kdykoli potřebujeme. Každoročně vycházejí desítky knih, které by nám měly pomoci lépe zvládat práci i celý život. Ale vypadá to, že situace ve firmách není lepší, než byla před deseti lety – narůstá stres a pocit přetížení, klesá produktivita lidí, kteří „pracují hlavou“.
Před časem mi personální ředitel jedné velké společnosti ukazoval zcela zaplněný kalendář. Měl naplánovanou každou minutu. Díky tomu toho dokázal zvládnout opravdu hodně. Připadalo mu, že věnuje čas samým důležitým věcem. Ale dobrý pocit z toho neměl. Co nám tedy pomáhá, abychom se na konci dne či týdne cítili dobře, abychom den či týden považovali za úspěšný z dlouhodobého pohledu?
U mnoha lidí je vidět, že si toho nabírají moc. Bojí se omezit svůj záběr, nedokáží přenechat zodpovědnost druhým, netroufají si být postradatelní. Končí se zdravotními problémy, rozpadlými vztahy, bez skutečných přátel a mimopracovních zájmů.
Všichni víme, že méně může znamenat více. Jak to ale uplatnit v praxi? V první řadě říkejte „ne“ tomu, co je méně důležité. Ujasnit si, co jsou skutečné priority, a zaměřit se na ně vám pomohou tři následující kroky:
1. Rozhodněte se, které životní role jsou pro vás klíčové, a definujte si, jak chcete tyto role naplnit.
- Otázky: Do kterých vztahů chcete investovat? V čem chcete být dlouhodobě úspěšní?
- Příklady: Životní partner, táta, manažer oddělení, tenista, cestovatel, …
- Mé tipy: Klíčových rolí nebude více než 5 až 7. V osobním životě jich bývá více, než v pracovním.
2. Před začátkem týdne si určete jednu nebo dvě věci, které v každé roli chcete v daném týdnu udělat, a které by se nestaly, pokud si na ně nevyhradíte čas.
- Otázky: Co vás posune tam, kde chcete být za pár let? Zaměříte se na kvantitu, nebo na kvalitu?
- Příklady: Vzít partnera na večeři, zajít s dětmi do kina, dokončit hodnotící pohovory, domluvit pravidelné tréninky, nastudovat si informace o Peru, …
- Mé tipy: Těmto klíčovým aktivitám dejte pevný čas ve svém kalendáři a nikdy je neodkládejte. Nečekejte, že na ně „zbyde čas“ – to se nestane.
3. Slaďte pohled na priority s lidmi kolem sebe – s nadřízeným, kolegy, partnerkou či partnerem.
- Otázky: Máte stejný pohled na to, co je opravdu důležité? Neházíte si klacky pod nohy?
- Příklady: S kolegy se navzájem nevyrušujete maličkostmi v době vyhrazené pro klíčové úkoly. Podíváte se do sdíleného kalendáře, než navrhnete kolegům či podřízeným čas setkání. Porady mají jasný cíl a program.
- Mé tipy: Všímejte si, jaká je kultura vašeho týmu nebo společnosti, a cílevědomě ji ovlivňujte. Využívejte zpětnou vazbu, nejlépe v podobě pravidelného anonymního 360° hodnocení a průzkumů firemní kultury.
Tyto tři kroky nenahrazují klasická pravidla time managementu. Naopak – dávají jim nový smysl.
Pokud jste v pozici personálního ředitele velké společnosti, jistě není obtížné mít zcela zaplněný kalendář i na několik měsíců dopředu. Ale určili jste si, v čem je „přidaná hodnota“ role personálního ředitele? Kam by se měla personální oblast posunout? A co je pro to třeba udělat v příštím týdnu? Možná se na půl dne zastavit a dotáhnout nedodělanou strategii. Obejít kolegy z vedení a sladit svá očekávání. Věnovat čas svému týmu, aby fungoval samostatněji a nevyžadoval tolik podpory. Vést podřízené a kolegy k nastavení procesů a pravidel, namísto hašení požárů. Vyžádat si předem agendu každého jednání, na které jsem přizván, a dát k ní zpětnou vazbu. Vyčlenit si čas na vlastní vzdělávání či rozvoj a totéž umožnit svým podřízeným. Na konci dne se zastavit a zhodnotit jej. A před začátkem dalšího týdne si určit jednu nebo dvě věci, které chcete udělat, a které by se nestaly, pokud si na ně nevyhradíte čas.
Nejdůležitějším krokem je vaše rozhodnutí, do kterých rolí chcete investovat svůj čas a energii a jak by tyto role měly vypadat. Současně tím říkáte, že všechno ostatní půjde na druhou kolej – a to vyžaduje odvahu. Každý týden pak dáte přednost několika klíčovým věcem, pro které se v jednotlivých rolích rozhodnete. Jedině tak máte šanci, že se na konci týdne budete cítit dobře, že jej budete považovat za úspěšný z dlouhodobého pohledu.
Autor: Ondřej Komanec, lektor společnosti FranklinCovey
Tento článek a další příspěvky si můžete přečíst také na HR News.
