Plánujte podle pravidla 30/10

Věnujte alespoň 30 minut týdně a 10 minut každý den plánování prioritních úkolů.

Dost možná přesně víte, které úkoly je třeba udělat, ale daří se vám je skutečně plnit? Z průzkumu vyplývá, že plánování – zejména časový závazek, do kdy něco uděláte – může více než zdvojnásobit vaše šance na splnění cíle. Jednoduchý proces plánování popsaný níže vás chrání před tím, aby vám veškerý čas pohltily každodenní úkoly tvářící se naléhavě. Pomůže vám zaměřit se na práci, která dokáže cíli skutečně pohnout.

Jak na to:

1. Vyhraďte si v kalendáři 30minutová a 10minutová „okna“ na plánování.

Hned si je uložte do kalendáře – to vám pomůže brát plánování opravdu vážně. Zvolte takovou dobu, která vyhovuje vašemu pracovnímu stylu. Například každotýdenní třicetiminutovku si můžete naplánovat na páteční odpoledne (někdo má rád ten pocit, že je na konci týdne připraven na ten další) nebo jako první věc v pondělí ráno (někdo si zase potřebuje nejdřív trochu „vyčistit“ hlavu). Podobně si můžete i své každodenní plánovací okénko naplánovat buď na závěr pracovního dne nebo na začátek nového.

2. Při týdenním plánování si napište tři až pět nejdůležitějších věcí, které musíte příští týden udělat, abyste byli efektivnější.

Některé úkoly jsou jasné, například velký projekt s termínem ve čtvrtek. Jiné však tak očividné nejsou. Opravdu tomu věnujte svoji půlhodinku, abyste promysleli, na čem opravdu záleží – neřešte jen akutní věci ze seznamu úkolů. Jedním z vašich nejdůležitějších úkolů může být třeba zapracovat na vztahu s nadřízeným. Když si budete psát seznam, položte si tyto otázky:

• Co musím udělat proto, abych pokročil(a) u svých nejdůležitějších cílů?
• Co můžu udělat proto, abych týmu i vedení vytvořil(a) lepší podmínky k úspěchu?
• Jaké osobní aktivity by na tomto seznamu neměly chybět (např. cvičení nebo čas strávený s rodinou)?

3. Určete si, jak dlouho bude každý úkol trvat, a vyhraďte si na něj příští týden čas v kalendáři.

Důležité úkoly nemusí vždy zabírat spoustu času (například i krátké setkání se šéfem tento týden vám pomůže prohloubit váš vztah). Ovšem úkoly vyžadující hluboké zamyšlení většinou trvají déle, než očekáváte, buďte proto ve svých odhadech realisté. Až budete mít tyto prioritní úkoly naplánované, můžete do kalendáře začít přidávat další položky ze seznamu úkolů. Odolejte ovšem pokušení zaplnit ho do minuty – vždy si potřebujete udělat pauzu a mít prostor na nenadálé události.

4. Během každodenního plánovacího okénka zrevidujte, jak jste pokročili, a podle potřeby upravte plán.

I když důkladně plánujete, málokdy se pracovní den odehrává přesně podle vašich očekávání. Toto je dobrá příležitost pro vlastní skládání účtů. Ve své každodenní desetiminutovce udělejte toto:

• Najděte si v příštích dnech čas na dotažení důležitých úkolů, které jste zatím nestihli.
• Podívejte se na nadcházející úkoly: platí pořád, že jsou to zásadní věci, kterým se musíte věnovat? Vyhradili jste si na ně dostatek času, abyste v nich pokročili?
• Naplánujte si případné další prioritní úkoly, které se mezitím objevily.

Zapracujte na svém time managementu a osobní produktivitě. Více zjistíte například na stránce semináře 5 rozhodnutí pro výjimečnou produktivitu.