Osm tipů, jak lépe zvládat nejistotu

Jako manažer máte mít vše pod kontrolou. Ale co všechno? Nenadálé zvraty na trhu, nejasné priority nadřízeného, změnu firemní strategie, dokonce i nejistoty podřízených. NEJISTOTA je prostě nedílnou součástí pracovního světa.

Bohužel je to tak: v práci nikdy nebudete mít absolutní kontrolu a jistotu. Ale můžete se naučit zvládat nervozitu, frustraci a zmatek, které nejisté situace typicky doprovázejí, a nabýt sebevědomí, že situaci zvládnete, i když máte jen omezené informace. Následující tipy by vám v tom mohly pomoci.

1. Postarejte se především o sebe.

Jestliže jste nevyspalí, nadopovaní kofeinem a bez fyzické aktivity, pak je mnohem náročnější soustředit se, ovládat své emoce a dělat správná rozhodnutí, tedy klíčové aspekty pro úspěšné proplutí nejistou dobou. Příliš často obětují manažeři vlastní pohodu a zdraví v heroické snaze zamávat s úkoly na seznamu. Vzdají se cvičení, aby mohli přijmout hovor od klienta, v pozdním odpoledni hltají nezdravý oběd během video konference nebo odpovídají na e-maily večer z postele.

Jak se říká, kyslíkovou masku musíte také nejprve nasadit sami sobě, abyste byli schopni pomoci ostatním. Udělejte si osobní inventuru svých návyků – myšleno hlavně jídlo, pohyb a spánek – a sestavte plán, jak na nich zapracujete. Ke svým pracovním povinnostem a termínům si naplánujte aktivity prospěšné pro zdraví (např, odpolední procházku na čerstvém vzduchu, zdravou snídani nabušenou energií a vitamíny…). Pokud to jde, zapojte do některých bodů svého plánu další parťáky, protože podle průzkumů je tak větší šance, že vůbec začnete a u nového návyku vydržíte.

2. Všímejte si negativních myšlenek, které nejistota vzbuzuje, hned jak vám vytanou na mysli.

 „Musíme začít něco dělat, ale vůbec netuším, kde začít.“
„Nepoloží nás krize?“
„Co když naše nová strategie nemá v tuto chvíli smysl?“

Čím méně informacemi je váš mozek zaměstnán, tím větší je pravděpodobnost, že mezery začnou vyplňovat podobná „co když“ a katastrofické scénáře. Tendence příliš se zaobírat potenciálními katastrofami má svou vlastní setrvačnou energii, která vás může uvrhnout do zničující spirály obav a neschopnosti jednat.

Piště si seznam všeho, co se vám honí hlavou. Až vás příště přepadnou obavy, nenechte svou mysl rozeběhnout na plné obrátky negativním směrem.

3. Pokuste se objasnit situaci – pátrejte po informacích, načrtněte si obrázek nebo situaci zmapujte jiným způsobem.

I když nemáte všechny informace, které byste potřebovali, něco přeci jen víte. Sepište si, co víte, a doplňte, co nevíte, ale považujete to za důležité. Existuje celá řada možností, jak se pokusit dohledat chybějící informace. Vždy záleží na konkrétní situaci:

• Zeptejte se ostatních, třeba vědí více – když například nevíte, co je v tuto chvíli nejdůležitější, čemu dát v práci přednost, zeptejte se svého nadřízeného. Potřebovali byste objasnit situaci kolem konkrétní zakázky? Mohl by vám s tím pomoci kolega z obchodu? Občas budete asi slýchat: „Nevím.“ Koneckonců nejste jediní, kdo čelí nejistotě. Ale i pouhá informace, že se něco zkrátka neví, může věci do určité míry objasnit.
• Rozkreslete si svou situaci schematicky – někdy více než slova pomůže nákres, abyste si problém dokázali vizualizovat. Řekněme například, že váš tým bude aplikovat nový proces. Když si zmapujete konečný cíl, odrazový můstek a různé zainteresované strany a rizika, budete mít lepší představu, jak to všechno dát dohromady.
• Použijte strategie pro řešení problémů, jako je 5 proč, abyste přišli na jádro problému – možná si uvědomujete, že máte problém, ale nevíte, jak ho vyřešit. Je třeba se dopídit potenciálních příčin, pak lze nabrat správný směr. Sestavte si jednoduchý seznam toho, co se mohlo přihodit.

4. Nespadněte do pasti „paralyzující potřeby analyzovat“.

Do vašich rozhodnutí promlouvá mnoho různých aspektů: finanční úspěch společnosti, osobní šance na kariérní postup, respekt kolegů, míra zapojení podřízených, výkon a spokojenost v práci. Není divu, že někteří manažeři uvíznou v režimu neustálého vyhledávání informací, aby jich získali dostatek pro správné rozhodnutí.

Nedovolte nejistotě, aby vás hnala do nekonečného pídění se po dalších datech. Nastavte si limit na shromažďované informace. Například si řekněte, že se pokusíte zjistit co nejvíce za dva týdny (nebo jakýkoli jiný vhodný interval), a pak jděte dál.

Některá vaše rozhodnutí budou ve finále špatná – tomu se nelze vyhnout. Neusilujte proto o dokonalost, ale snažte se udělat maximum a buďte otevřeni zpětné vazbě a učení.

5. Otevřeně o nejistotě mluvte se svým týmem. A poskytujte svým lidem co nejvíce informací, aby mohli dobře odvádět svou práci.

Někdy je těžké přiznat, že něco nevíte, zejména když máte mít věci pod kontrolou. Ale ať se vám „nevědomost“ zdá sebevíc demotivující nebo matoucí, pro vaše podřízené je to ještě horší, protože jim chybí zasazení do kontextu. Mnohem lepší než mlčet nebo si vymýšlet odpovědi na nepříjemné otázky je popsat věci, tak jak jsou – to se týká nejen toho, co je vám známo, ale také toho, co nevíte a jaký to má dopad na práci vašeho týmu. 

Pro vaše podřízené je důležité mluvit i o nezdarech, protože jim tak můžete uvolnit ruce k větší produktivitě a inovativnosti v práci. Pravidelně se ptejte sami sebe: Jaké informace by mým podřízeným pomohly lépe se rozhodnout? Informujte ostatní hojně – i kdyby mělo jít o informaci, že stále nic nevíte – a uvidíte, že pak budou ochotnější sami se otevřít a vy se tak třeba dozvíte něco, co vám mnohé objasní. 

6. Začněte dělat malé kroky a upravujte je podle toho, jak budete dostávat další informace.

Pokud nevíte dost na to, abyste učinili velké rozhodnutí, nevadí. Začněte drobnými krůčky. To vám dává hned dvojí výhodu – tým má alespoň v něčem jasno (něco jste udělali, nepřešlapovali jste nerozhodně na místě a nenechali běžet kola naprázdno) a dáte věci do pohybu určitým směrem, který následně můžete vyhodnocovat.

Zapojte podřízené do rozhodování o krátkodobých cílech, bavte se s nimi o tom, jak budete posuzovat úspěch a rozdělovat role, abyste se posunuli kupředu. Nejenže pak cítí závazek přicházet s dobrými nápady, ale když je zapojíte do procesu, budou mít pocit, že mohou něco ovlivnit. A ujistěte se, že všichni mají víceméně stejnou představu o tom, co vás v práci čeká. Rovněž zdůrazňujte, jak je klíčové hbitě reagovat – v průběhu dalších událostí bude možná zapotřebí změnit přístup. 

Často vyhledávejte zpětnou vazbu od podřízených, kolegů i svého nadřízeného (a také ji hojně poskytujte). Pečlivě sledujte náznaky toho, že plán nebude fungovat podle předpokladů, případně upravte kurz. 

7. Oslavujte úspěchy, kterých s týmem dosáhnete.

Snadno se vám může stát, že se ponoříte do projektu, hledáte cestu a úplně zapomenete zvednout hlavu a všímat si pokroku, který jste už s týmem udělali. Nesmíte však zapomínat, že řídíte lidi, nejen projekty. Radovat se z dílčích úspěchů podporuje motivaci, zejména když je situace stále nejasná.

Forma by měla reflektovat význam zaznamenaného úspěchu, ale i to, čemu dávají přednost vaši lidé. Splnili jste velký cíl, který si zaslouží pořádnou party? Nebo je to spíš pěkná tečka za končícím týdnem hodným poplácání? Oceníte celý tým, nebo jen jednotlivce? A užije si daná osoba pochvalu přede všemi, nebo dává přednost něčemu méně okázalému?

8. Čerpejte ze svých zkušeností a vypilujte přístup.

Co se osvědčilo a co ne? Pokud si nedáte tu práci s vyhodnocením, jak se vám dařila rozhodnutí v nejistých časech, spadnete do stejné pasti i příště. Manažeři usilující o zlepšování považují reflexi za běžnou součást své práce. Pravidelně zapojují podřízené, ptají se na jejich úhel pohledu, ať už jde o všeobecnou zpětnou vazbu nebo analýzu efektivity projektu či procesu.

Hodně se toho můžete naučit také od kolegů, kteří se potýkali s podobnými výzvami jako vy. Možná objevili strategie, které jim hodně pomohly, a vy je můžete využít příště. Případně měli stejné nebo ještě větší potíže a vy si tak uvědomíte, že by se s tím za daných okolností potýkal každý.