Nemáte jasno v tom, které priority jsou ty nej?

Jako manažer se každý rozhodujete, čemu budete věnovat svůj čas. A bohužel ne vždy je jasné, který úkol je nejdůležitější.

Co je tedy potřeba udělat proto, abyste se nedostali mezi mlýnské kameny a nebyli vy ani váš tým zničení, roztěkaní, a to vše navíc bez valného výsledku?

Možné příčiny

• Nedefinovali jste si hlavní priority a uvízli jste v režimu reaktivního jednání.
• Snažíte se volit priority podle sebe místo toho, abyste je konzultovali s nadřízeným, týmem či kolegy.
• Nemáte žádné vodítko od nadřízeného ohledně vašich nejvyšších priorit – možná proto, že ani on či ona nemá dostatek informací seshora.
• Když jde o priority, dostávají se k vám různé informace z mnoha různých stran.
• Některé vaše povinnosti jsou natolik rozdílené (nebo podobné), že je nemožné stanovit jejich relativní důležitost.
• Nedaří se vám vybalancovat manažerské povinnosti a individuální projekty.
• Priority jste si definovali už dříve, ale role nebo zájmy u vás či v týmu se změnily.
• Organizace prošla proměnou a nové priority se zatím teprve utvářejí.

Co s tím:

1. Udělejte si seznam potenciálních priorit a v prvním kroku označte ty nejdůležitější.

Pomocí následujících otázek si připravte seznam potenciálních priorit:

• Jaké jsou hlavní priority organizace?
• Jaké jsou hlavní priority mých zákazníků nebo interních zainteresovaných stran?
• Jaké jsou hlavní priority mého týmu – kolektivně i pro jednotlivce?
• Jaké jsou moje manažerské priority ve vztahu k podřízeným (např. přiřazování úkolů komunikace, koučování)?
• Jaké jsou hlavní priority mého šéfa/šéfové? Jak mohu k těmto prioritám přispět ve své roli?
• Co mě baví a nabíjí?
• Jaké jsou moje silné stránky?
• Jaké jsou moje osobní dlouhodobé kariérní cíle?

Napište vše, co vás napadne, a udělejte si poznámku tam, kde odpověď neznáte (a musíte dále pátrat). Máte dlouhý seznam? Nejste jediní. Než přejdeme k dalšímu kroku, zakroužkujte věci, které se zdají být nejdůležitější – to bude váš prvotní nástřel nejvyšších priorit.

2. Zjistěte, co si myslí váš nadřízený.

I když máte pocit, že víte, co se od vás žádná (nebo že byste to měli vědět i bez ptaní), vyplatí se pravidelně se ujišťovat, že to vidíte všichni stejně. Nadřízený může mít navíc další informace o prioritách organizace a potenciálních chystaných změnách, které by se mohly promítnout do vašeho rozhodování.

Začněte rozhovor tím, že představíte svůj předběžný seznam priorit nebo nadřízenému položte tyto otázky:

• Co mohu udělat proto, abych přispěl(a) k naplnění Vašich priorit, či priorit společnosti?
• Kdybych se mohl(a) příští týden/měsíc/rok zaměřit pouze na tři věci, které by to měly být?
• Jak si představujete skvělé naplnění mé role/ pracovní výkon na mé pozici? Jak ho měříte?

V některých případech vám rozhovor s nadřízeným spoustu věcí osvětlí. V jiných nikoli. Možná zjistíte, že máte více autonomie, než jste si mysleli. Nebo rozhovor poslouží minimálně k tomu, že se dohodnete, jak se budete vzájemně udržovat v obraze.  

3. Zeptejte se na názor kolegů, jejichž práce má dopad na práci vašeho týmu a naopak.

Jistě se nechcete dostat do situace, kdy u zásadního projektu pro vás nebo váš tým zjistíte, že jiný tým, který vám má dodat klíčovou součást, se chystá věnovat něčemu jinému. Zeptejte se kolegů, se kterými spolupracujete, jaké jsou jejich nejvyšší priority a proč, a podělte se s nimi o ty vaše. V ideálním případě budete schopni své priority sladit, aby měly větší dopad (nebo se v nich alespoň nebudete rozcházet).

4. Nezapomínejte počítat s prostorem pro sebe a osobní rozvoj.

Hodně manažerů má ve zvyku dávat na první místo potřeby týmu a organizace a jejich vlastní potřeby a zájmy se propadají na úplný konec seznamu priorit. Takže pak v obědové pauze hltají sendvič u práce, jsou ve vypětí a rychle přebíhají mezi různými úkoly, až úplně ztratí ze zřeteli vlastní zájmy a seberozvoj.

Co na vašem seznamu potenciálních priorit vás nejvíce oslovuje? Jaké priority související s vaší osobní pohodou – například pravidelný sport a rozumná pracovní doba – vám umožní vést zdravý život a věnovat se i zbývajícím prioritám? To je totiž zásadní.

5. Posuďte relativní důležitost vašich potenciálních priorit – a nepřisuzujte přílišnou váhu věcem, které působí naléhavě.

Jaký tedy můžete nejlépe naložit se svým časem? Toto rozhodnutí může být extrémně těžké. Jako manažer máte jistě mnoho protichůdných priorit. Neexistuje žádný zaručeně správný způsob, jak priority seřadit podle důležitosti. Ovšem přesto lze říct, že vyšší priority vykazují určité společné znaky:

• Umožňují vašemu týmu odvádět lepší práci. Velká část tohoto typu práce – koučování podřízených, odklízení překážek na cestě, pravidelné podávání informací o vašem oboru, společnosti či týmu – se v dané chvíli možná nejeví jako to nejzásadnější, může však mít pozitivní násobící efekt na výkon a zapojení ve vašem týmu.
• Vedou k růstu a inovaci (spíše než aby jen zachovávaly status quo). V závislosti na struktuře vaší práce a cílech může být v dlouhodobém měřítku strategicky výhodnější priorita, která vám pomůže upevnit si pozici.
• Jsou sladěny s cíli vaší společnosti, oddělení, týmu nebo nadřízeného. Pokud je daná priorita zasazena do širšího kontextu, a i ostatní tomu věnují svůj čas, neměli byste vy také? Do hry může vstoupit i firemní politika. Ostatní potřeby může trumfnout už jen to, že od vás něco potřebuje šéf nebo vlivná osoba z vedení.
• Můžete je udělat jen vy. Jinými slovy – pokud úkol související s danou prioritou může obstarat i někdo jiný, je opravdu tak důležité, abyste se mu věnovali právě vy? Nebo ho můžete delegovat?

Při posuzování dejte pozor na nástrahu naléhavosti. Je velmi snadné přičítat něčemu přílišnou důležitost, jen proto, že se na to spěchá nebo se to vynoří z čista jasna jako „požár“, který máte začít okamžitě hasit (a máte pak dobrý pocit, když si splněný úkol odškrtnete). Místo toho si položte otázku: co přinese největší hodnotu z dlouhodobého hlediska?

6. Osekejte svůj seznam na pár nejvyšších priorit (plus mínus tři).

Jak se říká: „Pokud je vše důležité, tak není důležité nic.“ Čeká vás nelehké rozhodování o tom, čemu nedáte přednost a jak dlouho to může počkat, než se tomu začnete věnovat – týden, měsíc, rok, navždy?

Použijte eliminační metodu – začněte s prioritami, které po zvážení nejsou tak zásadní a nevyžadují okamžitou pozornost nebo které můžete delegovat na někoho z podřízených. Jakmile máte seznam hlavních priorit, naplánujte si pro ně většinu svého času (ne-li všechen) – a zdvořile, ale rozhodné NE všem ostatním druhořadým žádostem, které na vás směřují.

7. Často své priority přehodnocujte.

Když vy nebo váš tým nějaký cíl splníte nebo dokončíte projekt nebo se změní něco ve společnosti, mělo by se to takřka vždy reflektovat i ve vaší práci. Pokud nevíte přesně jak, musíte si tyto mezery doplnit, zjistit, co je právě teď důležité (pomocí kroků výše), a stanovit si, na co se nadále zaměříte – nebo nezaměříte.

---