0
Jak vést skutečně kvalitní poradu na dálku

Jak vést skutečně kvalitní poradu na dálku

8. dubna 2020

Vedení porad se skupinou zaměstnanců pracujících na dálku může být jednou z největších výzev, na které při spolupráci s kolegy mimo pracoviště narazíte. Nábízíme vám deset tipů, které vám pomohou udržet pozornost, zapojení a aktivitu účastníků.

Vzhledem k tomu, že nejste fyzicky na stejném místě, budete se potýkat s působením zákonitostí jako jsou izolace, odvádění pozornosti, nejasnosti a případně i nuda.

Některé z následujících tipů jsou důležité pro každou kvalitní poradu, ale jsou ještě významnější při práci na dálku, protože zamezí myšlenkám mimo téma a zajistí, že se nikdo nebude cítit odstrčený.  Další jsou specifické pro vzdálenou komunikaci.

1. Ať se porady účastní (pouze) správní lidé

Všichni nesnášíme nesmyslné schůzky a vzdálená diskuze, při které si někteří účastníci říkají, proč na ni vlastně byli pozváni, je mrhání vaším – i jejich – časem. Jestli si nejste jistí, jestli Petra nebo Zuzanu zvát, zavolejte jim předem, vysvětlete jim své cíle a nechte je se rozhodnout, zda bude užitečné, aby schůze účastnili.

2. Vytvořte jasný a relevantní program

Poté, co pozvete pouze ty lidi, se kterými skutečně potřebujete komunikovat, určete relevantní témata, která jsou zajímavá pro všechny účastníky. To přispěje k aktivní účasti všech osob. Při vytváření programu vám mohou pomoci tzv. vodítka SMART: ať jsou vaše cíle specifické, měřitelné, dosažitelné, orientované na výsledky a časově vymezené. Program vytvořte ještě před schůzkou.

3. Ať je porada krátká 

Stručnost jsou podstatou kvalitní schůzky na dálku; koneckonců čím déle schůze trvá, tím větší je pokušení podlehnout rozptýlení, jako je zírání do telefonu.

4. Sdělte předem cíl porady

Sdělte záměr (myšlenku na konec) porady předem a na jejím začátku ji znovu zopakujte. Ověřte si, zda jej všichni chápou, a ujistěte se, že máte všichni stejná očekávání.

5. Zkontrolujte předem techniku

Před samotnou schůzkou nastavte a pečlivě otestujte všechna svá zařízení – mikrofony, videokamery, potřebný software.  Technické problémy jsou jednou z hlavních příčin nepozornosti.

6. Připomeňte účastníkům tlumení mikrofonů

Zajistěte, aby si každý ztlumil mikrofon nebo telefon, když zrovna nemluví, čímž zamezíte poslouchání nepříliš příjemných zvuků z kavárny, plačících dětí nebo štěkajících psů.

7. Vyzývejte každého účastníka, aby se ozval, pokud něco neslyší nebo nevidí

Nikomu by neměly uniknout důležité informace jen proto, že se ostýchá!

8. Často vstupujte do diskuze.

Po prvních 10 až 15 minutách porady lze očekávat, že budou účastníci nějakým způsobem rozptylováni nebo se přestanou soustředit. Proto se na ně obracejte s otázkami a veďte dialog, a to ještě častěji, než byste to dělali na schůzích tváří v tvář.

9. Motivujte vyčkávající osoby k akci

Méně asertivní členové vašeho týmu vedeného na dálku mohou mít tendenci se při schůzi „skrývat“ – nebo se mohou cítit zastíněni svými upovídanějšími a otevřenějšími kolegy. Vyzývejte „vyčkávající osoby“, aby se ujaly slova, ptejte se jich a oceňujte jejich přínos.

10. Nebojte se ticha

Když žádáte o zpětnou vazbu, mohou vznikat dlouhé mezery, během kterých si lidé třídí myšlenky. Odolejte pokušení toto ticho narušit.

Vedení týmu se věnuje seminář 6 klíčových kompetencí pro vedení týmu

banner webNechte se inspirovat tipy a nástroji vybranými
z našich programů

Na této stránce naleznete zdroje a nástroje, které vám pomohou
orientovat se na cestě turbulentním obdobím.