7 tipů pro úspěšné vedení každodenních projektů

Velký význam malých projektů. Na co bychom neměli zapomínat při jejich vedení.

Personální ředitel větší firmy mi před časem řekl, že úspěšná realizace interních projektů je největší bolestí celé jejich organizace. Zeptal jsem se ho, kolik projektů je neúspěšných. Odpověď byla zajímavá: „Kolem 20 procent.“ To by znamenalo, že čtyři pětiny projektů jsou úspěšné. Přiznejme si, že tato firma je na tom lépe než mnohé jiné, kde byste tolik úspěšných projektů hledali jen obtížně. Proč to tedy pociťovali jako velký problém? Protože si dobře uvědomovali dopad neúspěšných projektů na ochotu lidí podílet se na budoucích projektech.

Zvážíme-li, že projektem je zavedení jakékoli významnější novinky či změny v organizaci, pak je úspěšnost projektů zcela klíčová pro konkurenceschopnost firmy. Proto existují projektoví manažeři, kteří profesionálně řídí velké projekty. Jenže za ty menší „každodenní“ projekty většinou zodpovídají lidé, kteří nejsou profesionálními projektovými manažery a nemají dostatek znalostí ani zkušeností. Někdy si ani neuvědomují, že by určitý úkol či cíl měli řídit jako projekt.

Skvělé zvládání menších projektů je stále spíše výjimkou. A to přesto, že základní postupy a nástroje pro řízení projektů najdete během chvilky na internetu, snadno dostupná je rozmanitá literatura a k dispozici máme softwarové nástroje, z nichž pro každodenní projekty postačují ty bezplatné. Jenže zakopaný pes není v technikách a formulářích. Pokud požádáte své kolegy, aby vyjmenovali příčiny neúspěchu projektů, nejspíš zjistíte zajímavou věc. Většina těchto příčin se bude týkat „lidské stránky“ řízení projektů. U jednoho klienta to byly tyto položky: Neúplné zadání. Nedostatečná příprava. Nedůslednost. Špatná spolupráce. Pochyby o významu projektu. Zbrklá realizace. Přílišný tlak. Negativní myšlení. Nedostatek času. Nedodržování termínů.

Nejde tedy ani tak o řízení projektu, jako spíše o vedení lidí, kteří jsou do projektu zapojeni. Abychom si rozuměli: Realizovat projekt může být náročné, ale zvládnout jej tak, aby byli lidé ochotní s vámi jít do dalších projektů, to je úplně jiná liga. Nabízím několik tipů, které tomu mohou napomoci.

1. Nejprve zjistěte očekávání od projektu a sestavte z nich „zadání“, v němž budou popsány požadované výstupy, termíny, zdroje a omezení, stejně jako všechny další požadavky klíčových osob. Pokud takové zadání nedokážete získat nebo zjistíte, že se očekávání navzájem vylučují, nemá smysl se do projektu pouštět, protože je nejspíš předurčen k neúspěchu.

2. Identifikujte rizika a připravte si plán pro jejich zvládnutí. Většina obtíží je předvídatelných a lze se na ně připravit.

3. Projekt rozdělte na menší části a teprve poté připravte realistický a dostatečně podrobný harmonogram. Tady vám může pomoci software.

4. Zapojte od začátku lidi, kteří se na projektu budou podílet, do jeho přípravy a plánování. Musí to být i jejich projekt.

5. S týmem pracujícím na projektu se scházejte každý týden, abyste zajistili hladký postup a zapojení všech členů týmu. Díky tomu nemůžete nevědomky nabrat měsíční zpoždění. Toto platí o to více, pokud je projekt veden hybridně. Je důležité nepodceňovat komunikaci.

6. Buďte transparentní – všechny klíčové informace zpřístupněte týmu i klíčovým partnerům, otevřeně hodnoťte postup, zveřejňujte úspěchy, oznamujte změny.

7. Věnujte čas závěrečnému zhodnocení projektu s využitím zpětné vazby od ostatních, abyste další projekty mohli vést ještě lépe.

Pokud nějaký projekt vedete a chcete dosáhnout úspěchu, nezapomínejte na „lidskou stránku“. Znamená to i zdánlivé maličkosti, na které často pod tlakem zapomínáme: Držte slovo, plňte své sliby, myslete dopředu, předcházejte problémům, hledejte řešení, oceňte úsilí ostatních, podělte se o uznání. A učte se z neúspěchů, protože každý z nich může být krokem k příštímu úspěchu.