Jak efektivně delegovat práci

Mistři nezůstávají u pouhého „udělejte toto“ a „udělejte tamto“. Postupujte podle následujících kroků a vaši podřízení budou svěřené úkoly zvládat efektivně.

1. Definujte úkol.

Pokud mu sami plně nerozumíte, těžko ho můžete dobře delegovat. Přemýšlejte o cílech a termínech daného zadání, dovednostech, které jsou zapotřebí, kolik času zabere a na základě jakých kritérií lze říci, že se ho povedlo splnit.

2. Rozhodněte se, zda úkol delegovat.

Obecně byste se měli snažit delegovat co nejvíce, ovšem některé klíčové manažerské úkoly by se neměly svěřovat nikdy. To se týká přijímání nových lidí, výpovědí a hodnocení výkonnosti. Stejně tak byste neměli úkol delegovat, pokud váš šéf nebo kolega z nějakého důvodu očekává, že ho provedete osobně, a také pokud jeho splnění vyžaduje jedinečné dovednosti, znalosti nebo pravomoci – ledaže byste dokázali koučovat někoho jiného tak, aby tyto dovednosti či znalosti při práci na svěřeném zadání získal.

3. Rozhodněte se, komu úkol svěříte.

V souvislosti s každým členem týmu si položte následující otázky:

• Má na to čas? Nebudou tím trpět jeho další povinnosti?
• Bude ho tento úkol zajímat a motivovat?
• Odvede dobrou práci? Má potřebné dovednosti? Jak moc ho bude potřeba koučovat?
• Je spolehlivý? Můžu si dovolit zpoždění?
• Bude pro něj práce na tomto úkolu něčím přínosná? Naučí se něco nového, zlepší se v nějaké dovednosti a získá uznání?
• Bude umět spolupracovat s ostatními zainteresovanými?
• Nehrozí, že když tento úkol svěřím této konkrétní osobě, a ne někomu jinému, bude to tým vnímat jako nespravedlnost?

S trochou štěstí alespoň někdo v týmu splní všechna nebo téměř všechna kritéria. Pokud se nikdo takový nenajde, sepište si seznam jiných lidí z organizace nebo mimo ni, kteří by vám mohli pomoci. Odpovězte si u nich na stejné otázky. Pokud stále nebudete moci nikoho najít, úkol zřejmě zůstane na vás.

4. Vysvětlete, o co jde, a získejte předběžný souhlas.

Můžete se sice zeptat, zda jsou dobrovolníci, nebo nechat na poradě hlasovat, spíše ale přímo někoho požádejte, aby se úkolu ujal.

Zkuste úkol představit tak, aby byl pro daného člověka zajímavý. Co ho motivuje? Také mu nezapomeňte vysvětlit, jak úkol zapadá do širšího kontextu a proč je důležitý.

„Renato, na našem posledním osobním setkání jste zmínila, že byste ráda zapracovala na svých schopnostech jednat s lidmi. Myslím, že pro vás mám skvělou příležitost. Marketingová společnost, kterou jsme minulý týdne najali, k nám někoho posílá, aby se seznámil s našimi produkty. Hodně záleží na tom, aby si utvořil správný dojem, protože budou naše produkty propagovat podle toho, co se o nich dozví. Chtěl bych, abyste byla jejich hlavní kontaktní osobou a pomohla jim udělat si obrázek o společnosti. Jsem přesvědčený, že to zvládnete, a můžete přitom vyzkoušet některé komunikační strategie, o kterých jsme se bavili. Máte zájem?“

Pokud daná osoba odmítne, zeptejte se proč. Možná společně najdete dobré řešení.

5. Popište úkol do detailu.

Vyjmenujte jeho klíčové body, pak budete schopni jasně sdělit svá očekávání, připravte si předem poznámky. 

• Zasazení do kontextu. „V širším kontextu je tento úkol důležitý, protože…“ Bude-li pověřená osoba chápat celkový rámec, dokáže se při plnění úkolu lépe rozhodovat.

• Termín. „Potřeboval bych to hotové příští středu v poledne, ale pokud by to nešlo, tak nejpozději ve čtvrtek v 10 hodin.“ Určitá flexibilita dává člověku možnost lépe si práci rozplánovat.

• Relativní priorita. „Má to vyšší prioritu než ostatní úkoly, které jsem vám zadal. Pokud by se to nestíhalo, můžete odložit ten finanční projekt.“

• Rozsah. „Potřebuji od vás pečlivou práci a raději tomu dejte více času, než aby to bylo uspěchané a nedotažené.“

• Formát. „Výsledky mi prosím shrňte na jednu stránku ve Wordu a pošlete e-mailem.“

• Dostupné zdroje a pravomoci. „Dávám vám na to rozpočet 50 tisíc korun, nemusíte to se mnou dále konzultovat. Marta z marketingového oddělení dělala na podobném projektu loni, tak pro vás třeba bude mít nějaké tipy.“

• Očekávaný výstup. „Očekávám, že výsledek bude vypadat…“ Hodí se uvést pro ilustraci výsledek podobného úkolu z minulosti. Čím jasněji budete umět popsat očekávaný výstup, tím je větší pravděpodobnost, že se ho podaří docílit.

• Plánování koordinačních schůzek. „Zhruba v polovině bychom se setkali, abych viděl, jak to aktuálně vypadá a zda jde vše podle plánu.“ 

• Pochopení. „Máte k tomu nějaké dotazy? Mohl byste jen pro jistotu úkol shrnout vlastními slovy?“ 

• Pochybnosti a požadavky. „Máte nějaké požadavky? Něco se vám nezdá? Jak vám mohu pomoci?“ 

• Způsob komunikace. „Pokud narazíte na nějaké dotazy nebo problémy, tak mi napište nebo zavolejte. Opravdu se na mě klidně obraťte, jsem tu pro vás.“

6. Jasně se dohodněte na zadání i na výsledku.

Snažte se získat jasné verbální potvrzení. „Takže se mohu spolehnout, že zařídíte všechny nákupy a zboží tu bude 2. června do 16 hodin?“

 7. Monitorujte situaci, ale nebuďte mikromanažerem.

Nechte se informovat o aktuálním průběhu, můžete použít software pro spolupráci nebo se zkrátka jen zastavit a přeptat, jak to jde. Ale sami nezasahujte, pokud to není absolutně nevyhnutelné. Dělat chyby je pro tým prospěšné – chybami se člověk učí.

8. Nabídněte pomoc a zpětnou vazbu, je-li to potřeba.

Někdy se může stát, že tým od vás potřebuje větší podporu, když například lidé s úkolem bojují, protože neovládají Excel. Pak je pošlete na školení, sami jim ukažte, co je třeba, nebo požádejte někoho jiného, ať je zaučí. Pokud se práce na úkolu ubírá špatným směrem, vstupte do toho a poskytněte týmu zpětnou vazbu nebo pokládejte otevřené otázky, které ostatní správně nasměrují. Můžete například říct: „Co myslíte, jak můžete v rámci prezentace ještě jasněji formulovat hlavní myšlenku?“

9. Po skončení zhodnoťte splnění úkolu.

Poznamenejte si vlastní postřehy a požádejte ostatní v týmu (při osobním setkání mezi čtyřma očima, nebo ve skupině), aby zhodnotili svůj i váš výkon:

• „Jak to podle vás šlo? Proč?“
• „Co byste příště udělal jinak?“
• „Jak bych vás mohl při plnění úkolu lépe podpořit?“

Další krátké praktické tipy, které můžete začít ihned uplatňovat, najdete zde.

Nebo zjistěte více o semináři pro team lídry a začínající manažery 6 klíčových kompetencí pro vedení týmu či o semináři 7 návyků pro manažery.