Dovednosti pro lídry týmu (4): Jak vést pravidelná setkání ve dvou

Dovednosti pro lídry týmu (4): Jak vést pravidelná setkání ve dvou

2. května 2018

Vést druhé lidi vyžaduje úplně jiné dovednosti a jiný způsob uvažování, než jaké potřebujete jako individuální hráč. 





Čím se liší výjimeční lídři od těch průměrných? Mezi nejpodstatnější rozdíly patří jejich vůle a schopnost vyčlenit si v nabité agendě prostor na učení a rozvoj. Vést druhé lidi totiž vyžaduje jiné dovednosti a jiný způsob uvažování.

Přinášíme vám exkluzivní ochutnávku z témat, kterým se věnuje náš nový seminář
6 klíčových kompetencí pro vedení týmu určený lídrům v první linii vedení a k nimž mají přístup naši klienti s licencí All Access Pass.



Veďte pravidelná setkání ve dvou

JAK VÉST PRAVIDELNÁ SETKÁNÍ VE DVOU

Rozhodnout se pro pravidelná setkávání ve dvou s každým členem týmu zvlášť je první krok. Ale to nestačí. Stejně důležité je efektivní zvládnutí těchto klíčových setkání, chcete-li mít tým produktivních a pozitivně naladěných lidí.

Jak na to? Zde je několik tipů:

1. Naplánujte si pravidelná setkání ve dvou minimálně na půl roku dopředu.

Většinou se nejlépe osvědčuje týdenní frekvence, ale potřebuje-li například někdo více podpořit, je třeba se setkávat i dvakrát týdně. Možná je váš tým příliš velký nebo nastanou jiné důvody, proč se nelze reálně setkávat každý týden. Nepoužívejte to ale jako výmluvu, proč to vzdát úplně. Místo toho si zvolte takový časový plán, který vám i týmu bude vyhovovat – jednou za dva týdny nebo měsíčně je lepší než nic.

Když jsou schůzky naplánovány na dlouho dopředu, obě strany si na ně vyčlení v kalendáři volno. Udělejte si z toho návyk, přes který „nejede vlak“.

2. Vyhraďte si alespoň půl hodiny.

Hodně lidí preferuje hodinu, třicet minut je minimum, abyste mohli rozvinout hlubší debatu a probrat témata související s profesním rozvojem.

3. Nikdy naplánované setkání ve dvou nerušte.

Když to uděláte, říkáte tím danému člověku i celému týmu, že pro vás není důležitý. Jestliže se objeví něco naléhavého, přeložte setkání ve dvou na jiný čas v tentýž den.

4. Zvolte příjemné prostředí.

Nesetkávejte se ve veřejných prostorách, protože by se lidé mohli zdráhat probírat citlivá nebo emočně zatížená témata. Vhodná je například kancelář nebo malá konferenční místnost se zavřenými dveřmi.

5. Požádejte své podřízené, aby si připravili body, o kterých chtějí mluvit.

Náplň setkání nechte na nich, pouze na závěr si ponechte deset minut na diskuzi o jejich profesním rozvoji. I vy můžete mít samozřejmě nějaké téma na srdci, o kterém chcete mluvit, nebo zpětnou vazbu určenou podřízenému, ale primárně by setkání mělo být zaměřeno na danou osobu.

6. Začněte zvolna. Na úvod zjistěte, jaká panuje nálada.

Je váš podřízený nervózní? Má obavy? Nudí se? Spousta lidí se na začátku prostě zeptá: „Jak se vám daří?“ Nebo se můžete zeptat na něco nepracovního, např.: „Jak jste si užili víkend?“ Dáváte tím najevo, že své podřízené vnímáte po lidské stránce, nejen jako pracovníky, a že vám na nich natolik záleží, že si zapamatujete, o čem se sami někdy dříve zmínili. Ukázat zájem je jeden z nejprostších, ale přitom nejlepších způsobů, jak motivovat zaměstnance.

7. Rozmluvte je.

To je obzvláště důležité u introvertních nebo zdrženlivějších kolegů. Pokládejte otázky s otevřeným koncem a nezalekněte se nepříjemného ticha – vyčkejte. Někdo se rozpovídá, až když zjistí, že nebudete ticho vyplňovat. Pokud se vám dostalo jen strohé odpovědi, zkuste stejnou otázku přeformulovat jinak nebo na ni navázat, např. „Můžete to trochu rozvést?“ Dávejte však pozor, abyste nepřekročili určitou hranici a nevypadalo to jako výslech. Určitě pomůže příjemný povzbudivý tón a pozitivní řeč těla.

Zde je pár tipů, jak lidem rozvázat jazyk:

„Jaké problémy jste tento týden musel řešit?“

„Mohu vám s něčím pomoci? Mám na mysli vaši pozici i kariéru obecně.“

„Z čeho máte největší obavy?“

„Co je momentálně váš největší problém? Proč?“

„Jaká největší příležitost nám uniká?“

„Co bychom měli dělat a neděláme?“       

„Baví vás tady pracovat?“

„Máte nějaké návrhy?“

„Co jste se za tento týden naučil?“

8. Buďte koučem.

Podstatou koučování je pomoci vašemu podřízenému najít vlastní řešení. Neřešte problém za něj. Položte mu několik otázek a společně vytyčte cíl a zmapujte kroky k jeho dosažení. Váš podřízený tak bude mít v rukách nejen řešení a cestu vpřed, ale díky vašemu koučování se naučí, jak řešit problémy samostatně.

9. Požádejte o zpětnou vazbu.

Jednou začas při setkání ve dvou požádejte o přímou zpětnou vazbu pro sebe coby nadřízeného. Pomůže vám to zlepšit vztahy s podřízenými i vaše dovednosti lídra. Většinou je nejlepší poskytnout dané osobě čas na přípravu, obzvláště když vezmeme v potaz vztahovou dynamiku nadřízený vs. podřízený.

„Snažím se na sobě pracovat a hodila by se mi vaše pomoc. Měl byste chuť probrat se mnou příští týden, jak bych mohl být lepším manažerem? Stačí jeden dva tipy.“

10. Dávejte zpětnou vazbu.

Setkání ve dvou je vhodnou příležitostí pro posilující/pozitivní nebo usměrňující/negativní zpětnou vazbu, ovšem za předpokladu, že toto téma neopanuje celou schůzku nebo neodvádí pozornost od jiných problémů. To je pak lepší dávat zpětnou vazbu jindy a samostatně. V každém případě postupujte podle standardního modelu pro zpětnou vazbu – popište konkrétní chování a dopad, pozorně si vyslechněte odpověď, vyjasněte si vzájemně očekávání a udělejte si plán, jak je naplnit.

11. Pobavte se o kariérním růstu.

Při každém setkání věnujte deset minut profesnímu rozvoji. Požádejte podřízeného, aby zhodnotil předchozí týden – co šlo dobře, co ne. Společně vyberte jednu dovednost nebo téma, na které se příští týden zaměří, a k tomu konkrétní kroky, jež může pro zlepšení udělat. Alespoň jednou za měsíc mluvte o dlouhodobých cílech v oblasti osobního rozvoje.

Můžete použít například tyto otázky:

„Jak se vám osvědčily tipy na osobní rozvoj, o kterých jsme mluvili naposledy?“

„Na čem chcete zapracovat tento týden?“                                                     

„Přemýšlel jste hlouběji o svých dlouhodobých cílech?“

„Co myslíte, jaké kroky byste mohl udělat k dosažení cílů, o nichž jste mluvil?“

„Jak vám současná práce napomáhá v profesním rozvoji? Nebo ho spíše brzdí?“

12. Dělejte si poznámky a vracejte se k nim.

Setkání ve dvou bude stěží efektivní, pokud nebudete navazovat na témata, cíle a kroky, o kterých jste mluvili. Sepište si, o čem jste mluvili a na čem se během rozhovoru dohodli, a pošlete to e-mailem. Je potřeba pokaždé splnit všechny závazky z vaší strany. Podřízení budou sledovat, jestli držíte slovo.

 

Příští díl: Slaďte svůj tým k dosažení výsledků: jak vybrat a nastavit týmové cíle

Pokud vás tento článek zaujal, přečtěte si také:

Klíčové dovednosti pro lídry týmu (1)

Klíčové dovednosti pro lídry týmu (2)

Klíčové dovednosti pro lídry týmu (3)

Klíčové dovednosti pro lídry týmu (5)

Klíčové dovednosti pro lídry týmu (6)

Klíčové dovednosti pro lídry týmu (7)

Další články o leadershipu