0
Jak efektivně delegovat úkol

Jak efektivně delegovat úkol

23. července 2021

Mnoho manažerů se zdráhá delegovat, protože si myslí, že předat úkol a zodpovědnost druhým lidem jim vlastně zabere příliš času a svou práci beztak udělají nejlépe sami.

Delegování je akt důvěry. Někteří ale také bojují s jeho mechanikou: jak identifikovat úkoly, které mají být delegovány, stanovit očekávání a sledovat jejich plnění, aby vše proběhlo co nejplynuleji. Delegování rozhodně není o pouhém „vy udělejte toto“ a „vy udělejte tamto“. Postupujte podle následujících kroků a podřízení budou svěřené úkoly zvládat efektivně.

1. Definujte úkol.

Pokud mu sami plně nerozumíte, těžko ho můžete úspěšně delegovat. Přemýšlejte o cílech a termínech zadání, dovednostech, které jsou zapotřebí, kolik času zabere a na základě jakých kritérií lze říci, že se ho povedlo splnit.

2. Rozhodněte se, zda  budete úkol delegovat.

Obecně byste se měli snažit delegovat co nejvíce, ovšem některé klíčové manažerské úkoly by se jiným svěřovat nikdy neměly. To se týká přijímání nových lidí, výpovědí a hodnocení výkonnosti. Stejně tak byste neměli úkol delegovat, pokud váš šéf nebo kolega z nějakého důvodu očekávají, že ho provedete osobně, a také pokud jeho splnění vyžaduje jedinečné dovednosti, znalosti nebo pravomoci – ledaže byste dokázali koučovat někoho jiného tak, aby tyto kompetence při práci na svěřeném zadání získal.

3. Rozhodněte se, komu úkol svěříte.

V souvislosti s každým členem týmu si položte následující otázky:
  • Má na to čas? Nebudou tím trpět jeho další povinnosti?
  • Bude ho úkol zajímat a motivovat?
  • Odvede dobrou práci? Má potřebné dovednosti? Jak moc ho bude potřeba koučovat?
  • Je spolehlivý? Můžu si dovolit zpoždění?
  • Bude pro něj práce na daném úkolu něčím přínosná? Naučí se něco nového, zlepší se v určité dovednosti a získá uznání?
  • Bude umět spolupracovat s ostatními zainteresovanými?
  • Jestliže úkol svěřím právě této osobě, nehrozí, že to tým bude vnímat jako nespravedlnost?

S trochou štěstí alespoň někdo v týmu splní všechna kritéria nebo jejich valnou většinu. Pokud se nikdo takový nenajde, sepište si seznam jiných lidí z organizace nebo mimo ni, kteří by vám mohli pomoci, a položte si stejné otázky. Pokud ani tak nikoho nenajdete, úkol zřejmě zůstane na vás.

4. Vysvětlete, o co jde, a získejte předběžný souhlas.

Můžete se sice zeptat, zda se najdou dobrovolníci, nebo nechat na poradě hlasovat, raději ale přímo někoho požádejte, aby se úkolu ujal. Zkuste úkol představit tak, aby byl pro daného člověka zajímavý. Myslete na to, co ho motivuje a nezapomeňte mu vysvětlit, jak zadání zapadá do širšího kontextu a proč je důležité.

Renato, na posledním osobním setkání jste zmínila, že byste ráda zapracovala na svých schopnostech jednat s lidmi. Myslím, že pro vás mám skvělou příležitost. Marketingová společnost, kterou jsme minulý týdne najali, k nám někoho posílá, aby se seznámil s našimi produkty. Hodně záleží na tom, aby získal správný dojem, protože bude naše produkty propagovat podle toho, co se o nich dozví. Chtěl bych, abyste byla jeho hlavní kontaktní osobou a pomohla mu udělat si obrázek o společnosti. Jsem přesvědčený, že to zvládnete, a můžete přitom vyzkoušet některé komunikační strategie, o kterých jsme se bavili. Máte zájem?“

Pokud daná osoba odmítne, zeptejte se na důvod. Možná společně najdete dobré řešení.

5. Popište úkol do detailu.

Vyjmenujte jeho klíčové body, pak budete schopni jasně sdělit svá očekávání. Připravte si předem poznámky. 

  • Zasazení do kontextu. V širším kontextu je úkol důležitý, protože…Bude-li pověřená osoba chápat celkový rámec, dokáže se lépe rozhodovat.
  • Termín. Potřeboval bych to hotové příští středu v poledne, ale pokud by to nešlo, tak nejpozději ve čtvrtek v 10 hodin.“ Určitá flexibilita dává člověku možnost lépe si práci rozplánovat.
  • Relativní priorita. „Má to vyšší prioritu než ostatní úkoly, které jsem vám zadal. Pokud by se to nedalo stihnout, můžete odložit ten finanční projekt.“
  • Rozsah. „Potřebuji od vás pečlivou práci a raději tomu věnujte více času, než aby to bylo uspěchané a nedotažené.“
  • Formát. „Výsledky mi prosím shrňte na jednu stránku ve Wordu a pošlete e-mailem.“
  • Dostupné zdroje a pravomoci. „Dávám vám na to rozpočet 50 tisíc korun, nemusíte to se mnou dále konzultovat. Marta z marketingového oddělení dělala na podobném projektu loni, třeba pro vás bude mít nějaké tipy.“
  • Očekávaný výstup. Očekávám, že výsledek bude vypadat…“ Hodí se uvést pro ilustraci výstup podobného úkolu z minulosti. Čím jasněji budete umět popsat předpokládaný výsledek, tím je pravděpodobnější, že se ho podaří docílit.
  • Plánování koordinačních schůzek. „Zhruba v polovině bychom se setkali, abych se přesvědčil, jak to aktuálně vypadá a zda jde vše podle plánu.“
  • Pochopení. „Máte k tomu nějaké dotazy? Mohl/a byste jen pro jistotu úkol shrnout vlastními slovy?“
  • Pochybnosti a požadavky. „Máte nějaké požadavky? Něco se vám nezdá? Jak vám mohu pomoci?“
  • Způsob komunikace. „Pokud narazíte na dotazy nebo problémy, napište mi, případně zavolejte. Opravdu se na mě klidně obraťte, jsem tu pro vás.“

6. Jasně se dohodněte na zadání i na výsledku.

Snažte se získat přesvědčivé verbální potvrzení. „Takže se mohu spolehnout, že zařídíte všechny nákupy a zboží tu bude 2. června do 16 hodin?“

 7. Monitorujte situaci, ale nebuďte mikromanažerem.

Nechte se informovat o aktuálním průběhu, můžete použít software pro spolupráci nebo se zkrátka jen zastavit a přeptat, jak to jde. Sami ale nezasahujte, pokud to není absolutně nevyhnutelné. Dělat chyby je pro tým prospěšné – jimi se člověk učí.

8. Nabídněte pomoc a zpětnou vazbu, je-li to potřeba.

Někdy se může stát, že tým od vás potřebuje větší podporu, když například lidé s úkolem bojují, protože neovládají Excel. Pak je pošlete na školení, ukažte jim sami, co je třeba, nebo požádejte někoho jiného, ať je zaučí. Pokud se práce na úkolu ubírá špatným směrem, vstupte do procesu a poskytněte týmu zpětnou vazbu nebo pokládejte otevřené otázky, které ostatní správně nasměrují. Můžete například říct: „Co myslíte, jak můžete v rámci prezentace ještě jasněji formulovat hlavní myšlenku?“

9. Po skončení zhodnoťte splnění úkolu.

Poznamenejte si vlastní postřehy a požádejte ostatní v týmu při osobním setkání mezi čtyřma očima nebo ve skupině, aby zhodnotili svůj i váš výkon:
  • „Jak to podle vás šlo a proč?“
  • Co byste příště udělal/a jinak?“
  • „Jak bych vás mohl při plnění úkolu lépe podpořit?“


Přečtěte si také článek
Nejčastější chyby při delegování

Semináře a webináře pro veřejnost

17. 9. 2021 Hotel Akademie Naháč

1 den, 9.00-17.30

Seminář

6 klíčových kompetencí pro vedení týmu

Lektor programu: Radek Maňásek

Praktický seminář rozvíjející nezbytné dovednosti začínajících manažerů, vedoucích a lídrů týmů a dalších členů liniového managementu