Klíčové dovednosti pro lídry týmu (17): Jak řídit svůj čas

9. 8. 2018
Klíčové dovednosti pro lídry týmu (17): Jak řídit svůj čas

Vést druhé lidi vyžaduje úplně jiné dovednosti a jiný způsob uvažování, než jaké potřebujete jako individuální hráč.





Čím se liší výjimeční lídři od těch průměrných? Mezi nejpodstatnější rozdíly patří jejich vůle a schopnost vyčlenit si v nabité agendě prostor na učení a rozvoj. Vést druhé lidi totiž vyžaduje jiné dovednosti a jiný způsob uvažování.

Přinášíme vám exkluzivní ochutnávku z témat, kterým se věnuje náš nový seminář 
6 klíčových kompetencí pro vedení týmu určený lídrům v první linii vedení a k nimž mají přístup naši klienti s licencí All Access Pass.



Řiďte svůj čas a energii

JAK ŘÍDIT SVŮJ ČAS

Většina lidí by chtěla mít více času. Otázka je, čím by ho naplnili? Pokud na to odpovíte něco ve smyslu více projektů, více rozptylujících žádostí od ostatních, více e-mailů, je to stejné, jako kdybyste problém s přeplněnou garáží řešili pořízením další, kterou zase zaplníte.

Místo toho potřebujete systém, který vám pomůže zorganizovat čas a využívat ho efektivněji, abyste byli schopni (slovy jednoho manažera): „Soustavně dosahovat pokroku u dlouhodobých cílů, a přitom zvládat hasit každodenní požáry.“ Jde to. I ti nejvíc zaneprázdnění manažeři to mohou zvládnout.

1.  Zformulujte si otázky, které vám pomohou rozlišovat mezi důležitostí a naléhavostí úkolů.

Jako manažer stojíte každý týden před stem a jednou možností, kterým máte věnovat svůj čas. Je proto zásadní, jak tyto příležitosti vyhodnotíte. Čím větší potíže vám dělá rozlišení jednotlivých úkolů, tím je pravděpodobnější, že se necháte chytnout do známé pasti, kdy se snažíte zvládnout vše, a přitom nic neděláte pořádně, případně reagujete na všechny úkoly, které vám přijdou do cesty, aniž byste si agendu určovali sami.

Místo toho vám nabízíme pár užitečných otázek, které vám pomohou posoudit u každého úkolu jeho důležitost (dopad na výsledky) a naléhavost (kdy je to opravdu potřeba udělat):

Když to udělám, jak moc to mně, mému týmu nebo společnosti pomůže naplnit hlavní cíl?

Když to udělám teď, co to přinese za týden, měsíc nebo rok?

Jak dlouho to může počkat, než se k tomu dostanu – týden, měsíc, rok, věčně?

Jsem já ten pravý nebo jediný člověk, který to může udělat?

Jsem v pokušení to udělat, protože to vypadá pohodlně nebo jednoduše?

2.  Používejte matici času a věnujte převážnou část svého rozvrhu důležitým činnostem.

Matice času společnosti FranklinCovey (na obrázku) vám pomůže vizualizovat, jak trávíte svůj čas, a otevře vám oči v tom, co je potřeba změnit, pokud chcete, aby byla důležitá práce hotová.

Matice času FranklinCovey

Jakým způsobem by bylo rozloženo vaše aktuální pracovní vytížení na osách „důležitosti“ a „naléhavosti“? Při zařazování běžných úkolů do jednotlivých kvadrantů matice času zvažte tyto faktory:

  • Čemu z kvadrantu 2 byste měli věnovat více času? Je snadné zaměřit se na kvadrant 1 a odkládat úkoly z 2, ale když do kvadrantu 2 investujete více času, budete efektivnější a pomůže vám to dosáhnout požadovaných výsledků.
  • Jakým problémům v kvadrantu 1 byste se možná mohli vyhnout zlepšením plánování a komunikace (přidáním času stráveného ve 2)?
  • Co byste mohli v kvadrantech 3 a 4 omezit nebo úplně eliminovat?


Některé úkoly nesedí přesně do žádného z kvadrantů a někdy je těžké dopředu říct, kam patří − poradu třeba považujete za důležitou, ale v půli zjistíte, že jste tam vůbec nemuseli být. Přesto se s touto maticí v hlavě dokážete lépe rozhodovat, jakým způsobem budete trávit svůj čas.

3.  Udělejte z pohody a rozvoje týmu jednu ze svých nejdůležitějších priorit.

U manažerů je produktivita mnohem více než prosté „vše udělat sám“. Do značné míry jde o to pomáhat lidem v týmu, aby mohli růst a naplňovat svůj potenciál, aby mohli odvádět dobrou práci a rozšiřovat vlastní schopnosti, díky čemu si zachovají chuť a nadšení a nebudou mít pocit uvěznění u vyčerpávající jednotvárné práce.

Vždy je potřeba zabrat a odvést nějakou dřinu. Ale pohlídejte si, abyste nedelegovali úkoly s jediným cílem odškrtnout si je a dodržet termíny a čísla. Berte v potaz zájmy lidí a jejich profesní růst.

Samozřejmě to chce znát cíle přímých podřízených ohledně jejich osobního rozvoje. Zeptejte se na ně na pravidelných setkáních ve dvou, a pokud žádné nemají, tak je společně definujte.

4.  Nezapomeňte na sebe.

Často manažeři odkládají vlastní závazky v oblasti osobní pohody a rozvoje. Je to dáno mnoha faktory. Někteří se domnívají, že je ušlechtilé dávat přednost potřebám týmu či organizace před vlastními.

Pokud neustále dáváte energii do práce a nedoplňujete ji, zdecimuje vás to, a co je podstatné – nebudete efektivní. Místo toho si se svým nadřízeným během dalšího setkání ve dvou promluvte o svém studijním cíli a vezměte si k tomu toto sebehodnocení, kde je patrné, jak nakládáte se svými hlavními zdroji energie.

5.  Pravidelně se vracejte ke svým třem až pěti nejdůležitějším úkolům – upravujte je a plánujte (a postupně k nim doplňujte další).

Zní to možná paradoxně: trávit více času plánováním a organizováním, když už jste tak dost zaneprázdněni. Z výzkumu Heidi Grant Halvorsonové (psycholožka, specialistka na studium motivace, autorka knih) však vyplývá, že je mnohem pravděpodobnější, že důležité věci skutečně splníte, když si je naplánujete. Vyzkoušejte tento proces:

  • Třicet minut týdně: Určete tři až pět nejdůležitějších věcí, které můžete v nadcházejícím týdnu udělat, abyste byli efektivní. Přihlédněte ke svým cílům, co by vašemu týmu nebo nadřízenému pomohlo k úspěchu, a přemýšlejte i o důležitých osobních aktivitách, jako je cvičení. Napište si do kalendáře priority na příští týden.

  • Deset minut každý den: Zrekapitulujte svůj pokrok a podle potřeby upravte plány v kalendáři. I s těmi nejlepšími úmysly se může stát, že vás naléhavé události odvedou od seznamu úkolů nebo nějaká důležitá činnost zabere více času, než jste předpokládali. Svůj závazek můžete upravit a vyhradit si na důležité položky více času.


Jakmile máte vyhrazený čas na klíčové úkoly, můžete zbytek kalendáře zaplnit schůzkami, jednorázovými žádostmi, odpovídáním na e-maily a dalšími činnostmi.

6.  Mluvte o svých největších prioritách s ostatními – s kolegy, podřízenými i s vaším šéfem.

Když o svých prioritách budete mluvit, má to hned několik úžasných důsledků: lepší sladění cílů s kolegy, větší závazek vůči nejdůležitějším úkolům: když už jste to řekli nahlas, měli byste to splnit, a ostatní přijmou podobnou perspektivu.

7. Naučte se, jak odmítat požadavky, které nepředstavují dobré využití vašeho času.

Pokud jste „od přírody“ ochotní pomáhat, možná jen těžko odoláváte prosbám svých kolegů o pomoc. Cítíte se důležitě a „ve hře“. Když ale příliš často ostatním vyhovíte, ztratíte kontrolu nad svým časem a efektivitou jeho využití.

Existuje mnoho způsobů, jak říct „ne“, například:

  • Přívětivým tónem poděkujte dané osobě, že se na vás obrátila. Vysvětlete, co by to znamenalo pro váš tým.
  • Pokud můžete, nabídněte jiné řešení.
  • Když jste v pokušení vyhovět, požádejte o nějaký čas na rozmyšlenou.

8.  Zkoušejte různé strategie pro zvýšení produktivity, abyste pracovali efektivněji.

Neexistuje jedna strategie, která je ideální pro každého. Zkuste experimentovat v oblasti, kde vás to nejvíce pálí.

Prokrastinace. Dejte si předsevzetí, že se budete dvě minuty věnovat úkolu, který stále odkládáte – z výzkumu vyplývá, že nejtěžší bývá začít. Není to ono?

Zbytečné/dlouhé porady. Pro začátek si udělejte audit porad a vyřaďte ty nedůležité. V kalendáři si vyhraďte časový úsek (viz bod 5), aby si ostatní nemohli „vybookovat“ veškerý váš čas. Zefektivněte porady tím, že si připravíte kvalitní agendu a informujete o tom účastníky, aby měli jasná očekávání.

Odpovídání na e-maily. Trávíte příliš času vyřizováním pošty? Zkuste tento týden kontrolovat e-mail v průběhu jednoho dne jen třikrát. Trávíte moc času psaním e-mailů? Snažte se je psát kratší – důvod shrňte do předmětu a hlavní body napište formou strukturovaných odrážek. Další nápady najdete v článku 7 tipů, jak v týmu efektivněji pracovat s e-maily.

Přesčasy. Práce vám vezme tolik času, kolik jí dáte. Určete si „padla“, tedy konkrétní čas, kdy má váš pracovní den skončit. Pokud máte ale problém spíše s tím, že byste měli být neustále k dispozici, nastavit si hranice mezi prací a soukromým životem (příští článek), které objasníte svým kolegům: „Ireno, večer už na e-maily neodpovídám. Pokud mi něco pošlete později, odpovím až ráno.“

Příliš rozptylování. Stanovte si pro svůj tým něco jako „úřední hodiny“, aby se v tomto čase mohli vaši podřízení věnovat méně naléhavým záležitostem. Případně si (jako v následujícím videu) na pár hodin týdně najděte na práci klidnější místo než kancelář.

9.  Pravidelně přehodnocujte svůj systém řízení času.

Při každé změně ve společnosti, nebo když váš tým dokončí velký projekt, by se téměř jistě měly měnit i vaše priority – co je důležité a co je naléhavé. Pomocí výše uvedených kroků si znovu ujasněte, co je nyní důležité a v čem už nemusíte pokračovat.

 

 

Pokud vás tento článek zaujal, přečtěte si také:

Další články o leadershipu