Klíčové dovednosti pro lídry týmu (14): Jak s týmem komunikovat o změně

12. 7. 2018
Klíčové dovednosti pro lídry týmu (14): Jak s týmem komunikovat o změně

Vést druhé lidi vyžaduje úplně jiné dovednosti a jiný způsob uvažování, než jaké potřebujete jako individuální hráč.

Čím se liší výjimeční lídři od těch průměrných? Mezi nejpodstatnější rozdíly patří jejich vůle a schopnost vyčlenit si v nabité agendě prostor na učení a rozvoj. Vést druhé lidi totiž vyžaduje jiné dovednosti a jiný způsob uvažování.

Přinášíme vám exkluzivní ochutnávku z témat, kterým se věnuje náš nový seminář 
6 klíčových kompetencí pro vedení týmu určený lídrům v první linii vedení a k nimž mají přístup naši klienti s licencí All Access Pass.



Proveďte svůj tým změnou

JAK S TÝMEM KOMUNIKOVAT O ZMĚNĚ

Změny ve společnosti, jako například propouštění či nové strategické iniciativy, jsou vždy náročné. A jsou takřka nemožné, pokud týmoví lídři – tedy nejen vrcholoví manažeři, kteří změny iniciují, ale i vy – tyto záležitosti lidem náležitě nevysvětlí, aby je pochopili, ztotožnili se s nimi a přijali je za své.


Jak na to jít správně:

1. Pokud je to možné, nejprve se zorientujte sami.

Některé změny vyžadují rychlou akci – například když se hromadně propouští a vy musíte tuto neradostnou zprávu sdělit svému týmu, pak nemáte čas dokonale zpracovat, co se děje.

V jiných situacích však budete mít prostor zmapovat vlastní pocity, než se postavíte před tým. Vyplatí se tomu věnovat čas, protože pokud je toho na vás moc a cítíte rozpaky či skepsi, vaši zaměstnanci tyto polohy vycítí, ať budete říkat cokoli. Nejistý oční kontakt, poraženecký tón či úsečné odpovědi se možná jeví jako maličkosti, ale vašemu týmu takové chování napovídá, že máte pochybnosti a obavy.

2. Se svým nadřízeným nebo personalistou si předem řekněte, jak budete o změně mluvit.

Pokud se vaši lidé dozvědí jakékoli informace o změně od vás a něco úplně jiného od nařízeného nebo jiných manažerů, máte před sebou hned dva velké problémy. Zaprvé mohou nekonzistentní informace vést k nejasnostem. A zadruhé – pokud se váš nadřízený bude s kýmkoli z vašeho týmu o změně bavit a dozví se verzi, která je úplně mimo, utrpí tím vaše důvěryhodnost.

Kromě toho vy znáte svůj tým lépe než váš nadřízený nebo personalista a je vaším úkolem vysvětlovat změny tak, aby jim všichni porozuměli, a nejen papouškovat, co se doslechnete shora (podrobněji viz tip číslo 6).

3. Sdělujte novinky o změnách ve společnosti celému týmu, ideálně osobně.

Teď není čas na schovávanou v kanceláři v naději, že si vaši podřízení přečtou firemní e-mailové oznámení. Když všechny svoláte a oznámíte jim změnu osobně, mohou si všichni naráz a stejným způsobem vyslechnout vaši interpretaci události, čímž se sníží riziko nejasností, pomluv nebo rozčilování nad tím, jakým způsobem byli informováni.

4. Hned na úvod mluvte přímo a jasně.

Změna často spouští reakci typu „bojuj, nebo uteč“, která zase vede k myšlenkám na nejhorší možné scénáře, byť se jedná o změnu k lepšímu. Přiživovat obavy lidí obšírným a nejasným vyjadřováním, které jen vede ke špatné interpretaci, je to poslední, co při oznamování změny potřebujete.

Dále nepoužívejte žargon a korporátní mluvu, působí to nepřirozeně.

Takto ne: „Jak víte, probíhají velké změny, jejichž cílem je umožnit společnosti nasměrovat se k nové třífázové globalizační strategii, která nám v konečném důsledku přinese nárůst ARR v příštích šesti kvartálech minimálně o 30 %. V rámci této proměny byl konsolidován tým v Austinu, aby se zprocesovala první fáze strategického plánu, v rámci níž chceme dostat na palubu ty správné lidi.“

Lépe takto: „Dnešní poradu jsem svolal, protože vám potřebuji sdělit nepříjemnou novinu. Všech 32 lidí v technickém týmu v Austinu bylo dnes ráno propuštěno.“

5. Používejte zájmeno „my“, nikoli „oni“.

Obrovským – a široce rozšířeným – přešlapem manažerů je svalování viny za změny ve společnosti na „vedení“, např.: „Vedení rozhodlo, že se projekt pozastaví.“ Lépe řečeno: „Projekt pozastavujeme.“ Pro váš tým jste „vedením“ vy. A i když nemůžete nijak ovlivnit, co se právě děje, jestliže se od toho verbálně distancujete, zvyšuje to jenom pocit marnosti a potenciálně toxické nastavení „my proti nim“.

6. Zdůrazněte, jak to ovlivní váš tým (tedy nikoli vás osobně a ne pouze organizaci).

Lidé chtějí přirozeně vědět, co se mění pro ně. Manažeři, kteří toto podceňují, riskují, že přijdou o pozornost i nasazení svého týmu. Proto je skoro vždy lepší připravit si informace o změnách na míru svému týmu a nespoléhat na to, co uslyšíte shora – taková oznámení nebyla formulována z perspektivy vašich podřízených.

Než budete mluvit s podřízenými, zkuste se vžít do jejich kůže a zvažte klady a zápory změny ve společnosti. Toto jednoduché, ale velmi důležité cvičení vás nasměruje k tomu, co je pro vaše podřízené nejdůležitější.

Firemní oznámení zní: „Společnost se v září stěhuje do nové budovy deset kilometrů jižně od stávajícího místa. O 30 % to sníží náklady a získáme tím lepší pozici pro dlouhodobý růst.“

Vaše sdělení týmu může vypadat třeba takto: „V září se budeme stěhovat do nové budovy deset kilometrů jižně. Vím, že většina z vás žije v centru, takže to bude znamenat delší a dražší dojíždění, což je nemilé. Ale na druhou stranu tam budeme mít větší kancelář s parkováním pro každého a je tam více konferenčních místností, takže plánování technických porad bude jednodušší. A k dispozici budeme mít logistický tým pro stěhování, takže to naši práci moc nenaruší.“

 7. Vysvětlete, proč ke změně dochází.

I když váš tým bude primárně zajímat, jak se změna dotkne jeho, přesto je důležité uvést ji do kontextu. Nikdo nemá rád, když se oznámí změna, aniž by byly uvedeny důvody.

8. Nepříjemnou pravdu říkejte na rovinu (ale nehaňte společnost).

Někdy to manažery láká zlehčovat nebo vynechat informace, které by prodloužily už tak náročnou a nepříjemnou konverzaci. Ale upřímnost může hodně napomoci rozptýlení napětí. Například: „Vím, že za poslední dva roky jsme prošli třemi restrukturalizacemi a nebylo to snadné. Nebudu vám lhát: ani tato zřejmě nebude snadná.“ Nejenže si získáte respekt za přímost, ale jdete týmu příkladem v transparentnosti.

Dávejte však pozor, abyste nezašli příliš daleko. Je velký rozdíl mezi oznámením, že změna bude náročná, a haněním společnosti. Pokud si nejste jisti, zamyslete se, jestli by vám nebylo nepříjemné zopakovat své komentáře před nadřízeným.

9. Požádejte tým o zpětnou vazbu a zmapujte si náladu v týmu.

Když si vyslechnete postřehy členů týmu, pomůže jim to změnu zpracovat. Jak píše manažerský guru John Kotter ve své knize Vedení procesu změny: „Většina lidí, obzvláště těch s dobrým vzděláním, dokáže přijmout novou věc až poté, co se s ní popasují. Popasovat znamená klást otázky, zpochybňovat a argumentovat.“

Jakmile předáte týmu základní informace „co a proč“, pozvěte lidi k diskuzi, např. „Jaké k tomu máte v této chvíli otázky?“ Důležité je udělat chvíli pauzu a počkat. Možná se nikdo nebude mít ke slovu, záleží na tom, jaký máte tým a zda jste pěstovali kulturu poskytování zpětné vazby.

Buďte připraveni na nejasnosti, emoce a negativitu. Většina lidí filtruje první zmínku o změnách přes emoce. Můžete vyzkoušet některé taktiky, jak na to reagovat:

Rozptylte nejistotu a kousavé komentáře utněte hned v zárodku pomocí informací, které máte k dispozici, například: „Chápu, proč se obáváte – nárůst týmu na dvojnásobek nám v následujícím roce přinese řadu výzev. Ale manažeři, se kterými jsem mluvil, mě ujistili, že pokud budeme potřebovat více místa, zůstaneme v centru, alespoň v dohledné budoucnosti.“

Dejte najevo solidaritu: „Souhlasím, že to bude náročná změna – musíme si všichni pomáhat.“

Nepropadejte panice, když někdo položí otázku nebo utrousí poznámku, na kterou neznáte odpověď. Vždy můžete prostě říct: „Dobrá připomínka. Podívám se na to a zítra vám řeknu, co jsem zjistil.“ A udělejte to.

10. Pokud je to na místě, představte plán zavedení změny.

Některé změny, jako například přechod na nový software nebo strategická proměna, vyžadují implementaci. Když týmu vysvětlíte, jak to bude probíhat, může si lépe představit dopady na jeho každodenní činnost a připravit se na ně. Zavedení změny pak proběhne snáze. A pokud je plán na její implementaci realistický a promyšlený, zaměstnanci se cítí jistěji.

11. Informujte lidi o tom, kdy a jak je budete dále informovat.

Manažeři hrají pro tým klíčovou roli coby nejlepší – a kolikrát i jediný – informační kanál „ze shora“. V období změn a nejistot je tato vaše úloha ještě důležitější. Když lidé nemají k dispozici dostatek informací, dělají si vlastní (často chybné) závěry.

Vyhněte se tomu tím, že jasně a podrobně vysvětlíte, jak bude probíhat další komunikace ohledně změny:

„Vrátím se k tomu tento týden při osobních setkáních ve dvou s každým z vás. Aktuální informace týkající se fúze vám také budu podávat na týmových poradách. A pokud se něco zásadního stane v mezičase, dám to do Slacku.“

Nastolený komunikační plán dodržte – byť byste měli informovat o tom, že žádné nové informace nemáte.

12. Vraťte se k tématu změny ještě s každým členem týmu jednotlivě.

Jednotliví zaměstnanci budou na změnu reagovat po svém a vlastním tempem. Při osobním rozhovoru můžete klást otevřené otázky, abyste lépe pochopili, co si daná osoba myslí, a případně mohli nabídnout svoji pomoc.

Pokud už jste zavedli týdenní setkání ve dvou, bude to logisticky jednodušší. Pokud ne, případně pokud se jedná o obzvláště náročnou změnu a nechcete lidi nechat čekat až do pravidelné schůzky (například v případě propouštění), bude to zřejmě chtít naplánovat zvláštní setkání.

13. Pravidelně týmu připomínejte, že cílem není dokonalost.

Jestliže se například změna týká zlepšování produktu, dotčení lidé se mohou cítit novými vyššími standardy natolik zahlceni, že je to paralyzuje. Jiní mohou zase zaujmout opačný přístup a tvrdit, že změna není dostatečná: „Když nezměníme i toto, tak je to celé stejně k ničemu.“

Při podobných reakcích se můžete bránit neustálým připomínáním, že změna nastává postupně, je zákonitě komplikovaná a obvykle s sebou nese i spoustu chyb. Jde o zdokonalování, nikoli o dokonalost.

 

Pokud vás tento článek zaujal, přečtěte si také:

Další články o leadershipu